Nem direkte mødebooking med øjeblikkelig bekræftelse

COMWELL GENERELLE VILKÅR OG BETINGELSER 2018

Til møder, konferencer og events

Disse Generelle Vilkår og Betingelser gælder ved booking af møder / konferencer og events (“en begivenhed”), der afholdes af BC Hospitality Group A / S, som består af BC (Bella Center), Comwell Conference Center København (CCCC) og ACBS (AC Bella Sky København). Herefter kaldet CCCC.

De Generelle Vilkår og Betingelser gælder for bekræftelsen i det omfang, der ikke har været nogen individuelle vilkår og betingelser for arrangementet mellem parterne. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de Generelle Vilkår og Betingelser og bekræftelsen, har bekræftelsen forrang for de Generelle Vilkår og Betingelser.

1. INTRODUKTION: A) Disse Generelle Vilkår og Betingelser gælder for kunden og CCCC. B) En begivenhed defineres som et møde / konferencer og events afholdt i CCCC. C) Bekræftelsen underskrevet af begge parter betragtes som den oprindelige begivenhed. D) 30 dage før den første ankomst betragtes det samlede event, som det endelige event. E) Alle anmodninger om ændringer og reduktioner skal fremlægges skriftligt til CCCC og bekræftes af CCCC for at være gyldige.

2. DATAPOLITIK AC Bella Sky garanterer, at vi ikke anvender oplysninger modtaget fra klienten i henhold til konteksten i punkt 7.3.2, og at alle øvrige personoplysninger ikke anvendes til andre formål end de formål, der vedrører det planlagte arrangement. Derudover garanterer AC Bella Sky, at vi til enhver tid overholder Persondataforordningen (GDPR) af 25. maj 2018.

3. BEKRÆFTELSE Arrangementer skal bekræftes skriftligt af CCCC. Bekræftelsen skal indeholde en præcis angivelse af opholdets længde, tildeling af faciliteter, en specifikation af den aftalte mad og drikkevarer og andre ydelser samt dato og tidspunkt for arrangementet. Hvis arrangementet strækker sig ud over standard længden på det aftalte arrangement, kan CCCC kræve separat betaling for påløbende omkostninger. CCCC forbeholder sig ret til helt eller delvist at ændre mødelokalerne og andre områder, der er tildelt arrangementet, til andre faciliteter af samme størrelse hos CCCC.

4. ANDRE EVENTS CCCC er et stort konferencecenter og er en aftale indgået om at være vært for en begivenhed på specifikke datoer, udelukker dette ikke CCCC at indgå aftaler med andre kunder i samme periode, så længe arrangementerne afholdes i særskilte områder/lokaler. CCCC kan derfor ikke garantere, at ingen anden organisation, vil være vært for en begivenhed hos CCCC i samme tidsperiode.

5. TIDSPLAN / PROGRAM Senest to uger (14 kalenderdage) forud for arrangementet, skal kunden sende et endeligt konferenceprogram og lignende materialer vedrørende afvikling af arrangementet. Herunder en tidsplan med angivelse af måltider og anden servering af mad og drikkevarer, samt til indlægsholdere, optrædende, pauser og andre elementer i arrangementet, der er vigtige for CCCCs planlægning og gennemførelse af den overordnede begivenhed. Tidsplanen skal godkendes af CCCC for at sikre en tilfredsstillende gennemførelse af arrangementet. Den endelige fordeling af værelser og lokaler finder sted ca. 6 måneder før ankomstdagen. Hvis arrangementet inkluderer hotelværelser, skal der også leveres en endelig navneliste. Hvis en navneliste ikke er modtaget inden for den angivne tidsramme, vil CCCC anmode om dette skriftligt. Medmindre vi modtager en værelsesliste inden for to dage fra at vi sender den skriftlige anmodning, anses arrangementet for at være annulleret i henhold til bestemmelserne i punkt 7.

6. UDSTILLING For arrangementer, der inkluderer udstilling gælder følgende frister. For at forberede udstillingen og sikre forsyninger til udstillere, kræver CCCC alle relevante oplysninger om udstillerne 2 måneder før arrangementet. Det er desuden et krav, at arrangementsholderens planer skal godkendes af CCCC 30 dage før den første opsætningsdag eller ifølge produktionsplanen. 2 uger (14 kalenderdage) før arrangementet, vil arrangøren og relevante myndigheder godkende produktionsplan og tegninger.

7. OMFANG AF SERVICE Kunden anerkender, som arrangør af arrangementet, at være eneansvarlig for at lave værelses- og event reservationer og/eller tage beslutninger vedrørende denne begivenhed. Uden forudgående bekræftelse fra kunden, vil CCCC ikke stille en person til rådighed, der er kvalificeret til at foretage ændringer eller give nogen instruktion.
Kunden skal give CCCC det estimerede antal deltagere for hvert mødelokale mindst 30 dage før arrangementet. Kunden skal informere CCCC om det endelige antal deltagere på skrift, mindst 14 arbejdsdage før arrangementet. Hvis antallet af deltagere falder mellem bestillingen og arrangementet, har CCCC ret til at tildele et andet lokale i overensstemmelse med gruppens størrelse. Den tilbudte pris er baseret på det antal dage, der er specificeret for arrangementet i bekræftelsen. Sen ankomst, eller afrejse inden afslutningen af arrangementet berettiger ikke kunden til rabat i det givne tilbud, medmindre der er indgået en særlig aftale om dette.

7.1 BRUG AF CCCCs FACILITETER Kundens brug af CCCCs faciliteter er strengt begrænset til konference- eller banketaktiviteter i den periode, der er udspecificeret i denne kontrakt. Enhver ændring af den aftalte brug giver automatisk CCCC ret til at revidere sine priser. Hvis CCCCs faciliteter skal anvendes til andet end private formål (med eller uden adgangsgebyr), skal kunden stille tilstrækkeligt og effektivt personale til rådighed under hele varigheden af arrangementet, som garanti for, at der ikke sker nogen utilsigtede hændelser. Personalet skal sikre, at der ikke sker skade på CCCCs møbler, inventar eller udstyr. Bemærk venligst at i alle tilfælde af ændringer i opsætningen under arrangementet, skal alle personlige genstande og dokumenter fjernes af sikkerhedsmæssige årsager.

7.2. OPSÆTNING AF ARRANGEMENTET CCCC skal kontakte arrangementsholderen senest en uge før arrangementet for at gennemgå de endelige detaljer. For større ændringer, såsom ændring af opsætning på dagen, vil et gebyr opkræves. Gebyrets størrelse er afhængigt af ekstra omkostninger for arbejdskraft. Der er adgang til konference lokalerne 1 time før begivenhedens start.

7.3. TEKNISK UDSTYR I det omfang at CCCC bestiller teknisk eller andet udstyr fra en tredjepart på vegne af arrangøren til arrangementet, skal CCCC handle i arrangørens navn. Arrangøren er ansvarlig for korrekt håndtering af udstyret og ordentlig returnering og skal friholde CCCC fra alle krav fra tredjepart som følge af overdragelsen af rettighederne til at anvende sådant udstyr. CCCC håndterer: Rigning af udstyr, levering / installation af el, vand, telekommunikation og IT-service, affaldsindsamling, garderobe personale, udstillingsadministration, teknisk service, inspektører og vagter.

7.4. SKILTE OG REKLAMEMATERIALE Undertegnede kunde skal anmode om tilladelse fra CCCC, inden der anbringes plakater, skilte, bannere eller andre reklamematerialer. CCCC forbeholder sig ret til at afvise en sådan anmodning.

7.5. SHIPPING OG PAKKELEVERINGER Pakker skal leveres til CCCC’s konferencekontor mandag til fredag mellem kl. 08.00-16.00. Større pakker og paller skal bringes til konferencekontoret til opbevaring. Såfremt der leveres pakker og paller til et event kan det medføre yderligere omkostninger til opbevaring. Levering af materiale til events, skal altid koordineres med den ansvarlige MeetingDesigner inden levering.
Markér venligst alle pakker med følgende oplysninger: Navn på arrangement, dato for arrangement og ATT: til den respektive MeetingDesigner tilknyttet arrangementet.
Hvis kasser / forsendelser, skal afhentes efter arrangementet, skal dette aftales direkte med dit leveringsselskab, og finde sted senest 7 arbejdsdage efter. Derefter gælder et opbevaringsgebyr på DKK 250,- pr. Boks / pakke pr. Dag.

8. MAD OG DRIKKEVARER CCCC har alle koncessions rettigheder til salg og servering af mad og drikkevarer i CCCCs faciliteter. Hvis kunden har til hensigt at give mad eller drikke smagsprøver eller sælge mad og drikkevarer, for eksempel, men ikke begrænset til, pølser, is, frugt, chokolade, tobaksprodukter, souvenirer mv. under arrangementet, skal forhåndstilladelse til disse aktiviteter indhentes fra CCCC. En sådan tilladelse kan være betinget af betaling af en særskilt afgift eller prop pris til CCCC. Kunden skal opfylde sundhedsmyndighedernes og andre offentlige institutioners krav.

9. VILKÅR OG BETINGELSER FOR HOTELVÆRELSER Vilkårene nedenfor gælder til reservation af værelser og priser i forbindelse med arrangementer hos CCCC (medmindre andet er angivet). CCCC forbeholder sig ret til at tilpasse værelser og betingelser, hvis antallet af værelser og priser bliver justeret i forhold til det oprindeligt antal aftalte værelser. En gruppe er defineret, som en reservation af værelser på mindst 10 værelser. En bekræftelse, underskrevet af begge parter, udgør grundlaget for reservationen og betragtes som den “oprindelige” reservation. Den endelige booking er defineret, som værdien af den bookede reservationen 90 dage ankomst.

9.1. TRE MULIGHEDER FOR BETALING / DEPOSITUM FOR ARRANGEMENTET / VÆRELSERNE: 1. Gruppebestilling for både arrangement og værelser 2. Individuelle betalinger 3. En blanding af begge – dvs. arrangementet betalt centralt og værelser betalt individuelt

9.2. GRUPPEBESTILLING FOR BÅDE ARRANGEMENT OG VÆRELSER Forudbetaling / depositum skal betales i afdrag – som udspecificeret i bekræftelsen. Medmindre andet er angivet i kontrakten, skal det sidste og endelige afdrag betales senest 30 dage før ankomstdagen. Forudbetalinger fratrækkes den endelige faktura.
Kunden betaler for arrangementet (lokaleleje / mødepakke, forudbestilt mad og drikke), værelse, skat og morgenmad (hvis relevant) via hovedfaktura. Gæsten betaler alle yderligere omkostninger (f.eks. Minibar, telefon) og ekstra overnatninger ved check-out. Ved ankomst vil gæster blive bedt om at stille et kreditkort som garanti eller om et kontant depositum for eventuelle yderligere omkostninger (medmindre kunden/virksomheden dækker yderligere omkostninger).

9.3. INDIVIDUELLE BETALINGER Primært til betaling af hotelværelser. For individuel betaling for arrangementer, middage og konferencer, vil der blive opkrævet et gebyr. Se venligst aktuelle prisliste.
Betalingsplan – for individuelle betalinger Vilkårene nedenfor er baseret på gæster/konferencedeltagere, der afregner deres egne samlede værelser/konference regning direkte med hotellet ved check-out. For at garantere, at konference faciliteter / værelser holdes, er kunden ansvarlig for alle kontraherede individuelle værelser og betaling af værelser indtil gæsternes check-in.
Mulighed a) Kunden garanterer for værelserne, indtil gæsternes check-in.
Mulighed b) Alternativt kan kunden stille garanti med et virksomheds kreditkort. I begge tilfælde betaler gæsterne individuelt og direkte ved check-out. Efter gæsternes afregning med kreditkort – refunderer vi gruppe betalingen.
For individuelle bookinger (Link bookinger) holder vi værelser indtil: 90 dage før og derefter reduceres den “u-bookede” allokering med 25%. 60 dage før – vi frigiver den ”u-bookede” allokering med yderligere 25%. 30 dage før – de resterende “u-bookede” værelser bliver frigivet.
Mulighed c) Gæster booker individuelt og garanterer på forhånd (ved reservation) for fuldt ophold med kreditkort hvor de garanterer deres reservation for hele opholdet via booking link. I dette tilfælde er kunden ikke ansvarlig. Kreditkortbetalingen (via link) fremgår af reservationen.
Når betalingen er gennemført – kan den ikke refunderes. Kunden er ansvarlig for at informere gæsterne på forhånd om vilkårene og betingelserne for deres reservationer, samt vilkår og betingelser for aflysninger og ”no-shows”.
Hvis gæsterne ikke fremsender kreditkort oplysninger – så er kunden ansvarlig for gæstebestillingerne.
Ved ankomst vil gæsterne blive bedt om kreditkort oplysninger som stiller garanti for yderligere omkostninger.

9.4. BLANDING AF BEGGE – DVS. ARRANGEMENT BETALT CENTRALT OG VÆRELSER BETALT INDIVIDUELT Dette er når: A) Hovedarrangementet og gruppeværelserne er forudbetalt centralt og B) Værelser og eventuelle mødepakker betales individuelt af gæsterne. I så fald gælder de to betalingsmuligheder herover.

10. NAVNELISTE Reservationer skal ske skriftligt. Reservationer er kun gyldige efter skriftlig bekræftelse fra CCCC. CCCC skal modtage en navneliste for det reserverede antal værelser samt en specifikation af yderligere services ønsket, senest 14 dage før den første ankomstdato. Informationen skal gives i det ønskede format (Excel-skabelon, kan fremsendes ved forespørgsel). Hvis en komplet navneliste ikke er modtaget inden for de ovennævnte 14 dage før den første ankomstdag, kan hotellet annullere reservationen eller dele af reservationen og kræve erstatning i henhold til afbestillingsbetingelserne.
Er yderligere værelser påkrævet er dette afhængigt af ledighed. Bemærk venligst at nye vilkår og betingelser og priser kan gælde.

Navnelisten skal være i Excel-format og indeholde følgende felter: A. Gæstens fornavn inkl. eventuelle mellemnavne B. Gæstens efternavn(e) C. Check-in dato (dd-mmm-yyyy – f. eks. 01-Apr-2017) D. Check-out dato (dd-mmm-yyyy – f. eks. 05-Apr-2017) E. Antal overnatninger F. Antal personer på værelset G. Anmodning om værelsestype H. Betalingsinstruktioner (“Betal eget værelse” / “Betal egen konto” / “Alle til hovedkonto” osv.) I. Anslået ankomsttidspunkt (HH: MM AM / PM) J. Nationalitet, hvis tilgængeligt K. Beskæftigelse / Job titel, hvis tilgængeligt L. Firma, hvis tilgængeligt / relevant Særlige ønsker (alle bestræbelser vil blive gjort for at hjælpe, men kan ikke garanteres)

Alle ændringer på reviderede navnelister skal markeres tydeligt.

Alle reservationer foretaget via navneliste er garanteret indtil midnat på ankomstdagen.

10.1. ALLOKERING AF VÆRELSESTYPER Enhver anmodning om en opgradering kan medføre ekstra gebyrer. CCCC garanterer ikke sengetype eller etage præferencer. CCCC vil gøre sit yderste for at imødekomme de anmodede værelsestyper, som er forespurgt på navnelisten.

10.2. VÆRELSE CHECK-IN OG CHECK-OUT Check-in tid er fra kl. 15.00. Check-out er senest kl. 12.00. For at garantere et værelse til ankomst før kl. 15, skal værelset bookes til natten før; det vil blive opkrævet til den aftalte sats.

10.3. BAGAGE SERVICE OG GAVELEVERING CCCC kræver 14 dages varsel for eventuelle bagage- og gaveleverings services. Et gebyr vil opkræves for sådanne services afhængigt af størrelsen og mængden af leveringen. For at servicen skal finde sted, kræves der en liste over navne med mindst 24 timers varsel. Bagage service og gave levering er ikke inkluderet.

10.4. LUFTHAVNSTRANSPORT / SHUTTLE SERVICE CCCC tilbyder lufthavnstransport fra kl. 06.00 til 23.00 for op til 15 personer på først til mølle basis. Denne shuttle service er gratis for konferencegæster. På forespørgsel kan CCCC tilbyde udvidet eller øget pendulkørsel eller bus overførsler mod et gebyr.

10.5. FLYTNING AF VÆRELSER CCCC har ret til at flytte reserverede hotelværelser til et eller flere andre hoteller (i det følgende kaldet “Relocation Hotel”) – så længe CCCC på forhånd advisere kunden herom. I tilfælde af at flytning er påkrævet, søger CCCC først at flytte værelserne til Crowne Plaza Copenhagen Towers og derefter Copenhagen Marriott Hotel. I tilfælde af, at flytning ikke er muligt til et af disse hoteller, har CCCC ret til at flytte til et eller flere andre ”Relocation Hotel”(ler), forudsat at disse ”Relocation Hotel”(ler) er beliggende inden for Storkøbenhavns-området og er af en forholdsvis ensartet standard til det oprindeligt bookede. For at undgå tvivl vil flytninger til et ”Relocation Hotel” af en lignende eller en højere kategori under alle omstændigheder anses for at være af en “ensartet standard”. ”Relocation Hotel” (ler) af en lavere kategori (ikke mindre end en tre-stjernet kategori), kan være af en “ensartet standard”, forudsat at værelserne er ens eller næsten ens, og der ikke er væsentlige forskelle i de vigtigste service ydelser, der tilbydes af det pågældende hotel sammenlignet med det oprindelige bookede.
I tilfælde af flytning vil CCCC ære den gældende værelsespris på ”Relocation Hotel” (inklusiv eventuel ekstra betaling af pris pr. værelse). Hvor muligt vil opgraderinger blive foretaget og eventuelle omkostninger for kunden, som overstiger den faktiske værelsespris, der er betalt af CCCC til ”Relocation Hotel” vil blive kompenseret af CCCC. Desuden vil CCCC sikre generelle transportforordninger mellem ”Relocation Hotel” og konference centeret på CCCCs regning. Bortset fra det ovennævnte, vil ingen andre omkostninger og udgifter betales eller kompensation gives af CCCC, som følge af flytningen.

11. REDUKTION / AFBESTILLING En afbestilling er defineret som en total eller delvis annullering, en reduktion i antallet af personer eller opholdets længde eller lignende ændringer til den oprindelige begivenhedsbooking. Alle aflysninger, både delvis og total, skal meddeles til CCCC på skrift.
Den oprindelige reservation kan afbestilles op til 30 dage før ankomst. Efter den dato, kan den endelige reservation annulleres i henhold til følgende afbestillingsbetingelser.
Bemærk at kun én reduktion / annullering kan foretages gratis i henhold til nedenstående vilkår og betingelser.

11.1. AFBESTILLINGSBETINGELSER FOR MØDER OG EVENTS MED EN SAMLET VÆRDI PÅ MINDRE END DKK 200.000 *
FRISTER FOR AFBESTILLING 30 dage før 1. arrangementsdag – omkostningsfrit Mindre end 30 dage før 1. arrangementsdag – faktureres med 75% af det senest aftalte Mindre end 48 timer før 1. arrangementsdag – faktureres med 100% af det senest aftalte Afbestilling af op til 10% af ordrebekræftelsens deltagerantal kan ske omkostningsfrit indtil 48 timer før 1. arrangementsdag.
* Gælder ikke for begivenheder i HALL A, B, C og H på Comwell Conference Center Copenhagen.
FLYTNING AF MØDER OG ARRANGEMENTER Møder og konferencer kan flyttes til det samme eller et andet Comwell-hotel uden beregning op til 48 timer før ankomst dog inden for højst 60 dage efter den oprindelige begivenhed. Begivenheden kan kun flyttes én gang og kan ikke annulleres derefter. Prisen vil blive justeret i forhold til det valgte hotel.

11.2. AFBESTILLINGSBETINGELSER FOR MØDER OG EVENTS MED EN SAMLET VÆRDI OVER DKK 200.000 Bemærk venligst, at der ved større møder og konferencer med en samlet omsætning på over 200.000 kr. vil være særlige vilkår og betingelser. Disse er aftalt fra begivenhed til begivenhed og vil fremgå af bekræftelsen. Det vil altid være vilkårene og betingelserne for den enkelte bekræftelse, som gælder.
I tilfælde af ”No-shows”, forsinkede ankomster og tidlige afrejse har CCCC ret til betaling, der svarer til den fulde pris for den endelige begivenhed. BC Hospitality Group A/S, herunder BC, CCCC og ACBS har altid ret til at kræve fuld kompensation for services, der ikke kan annulleres, dvs. services fra eksterne leverandører bestilt på kundens vegne.
Det oprindelige Arrangement kan annulleres op til 30 dage før ankomstdato. Efter denne dato kan maksimalt 50 % af det på denne dato bestilte arrangement afbestilles efter følgende regler. Det præciseres, at der kun kan foretages omkostningsfri afbestilling én gang i henhold til nedenstående bestemmelser.
Periode 1: 30-16 dage før ankomst Sker reduktion til og med 16 dage før ankomst kan der omkostningsfrit afbestilles op til 35% af det endelige bestilte Arrangement.
Hvis der er reduceret i periode 1, kan der ikke omkostningsfrit foretages yderligere reduceringer i periode 2.
Periode 2: 15-7 dage før ankomst Sker reduktion til og med 7 dage før ankomst kan der omkostningsfrit reduceres op til 5% af det endelige bestilte Arrangement.
Hvis der er reduceret i periode 1 eller 2, kan der ikke omkostningsfrit foretages yderligere reduceringer i periode 3.
Periode 3: 6 dage før og frem til ankomst Kan der ikke reduceres.

12. SÆRLIGE BESTEMMELSER Eventuelle ændringer, tilføjelser eller bestemmelser er ikke bindende for CCCC, før sådanne tillæg, klausuler eller bestemmelser er blevet godkendt af CCCC skriftligt. Bemærk venligst, at kontrakten kun er gyldig under ovennævnte betingelser. Hvis der opstår ændringer i Kundens krav, forbeholder CCCC sig ret til at revurdere dette tilbud. Hvis de gældende skatter bliver ændret af den danske regering, forbeholder CCCC sig retten til at ændre satser.

13. OPSIGELSE AF KONTRAKT BC Hospitality Group, heriblandt BC, CCCC og ACBS forbeholder sig ret til at opsige en kontrakt, hvis en del af, eller hele arrangementet videresælges til en tredjepart uden forudgående samtykke fra CCCC, eller hvis begivenheden videresælges til en pris, der er højere end den pris, der er angivet på bekræftelsen, medmindre den er solgt som en del af en pakke. Sådan opsigelse vil ikke medføre nogen forpligtelse for CCCC.

14. BETALING – AFREGNING Betaling sker i overensstemmelse med den aftalte procedure i bekræftelsen. Ved bekræftelse af arrangementet skal kunden oplyse sit CVR-nummer til CCCC.
Hvis der er sponsorer, udstillere eller tilsvarende til arrangementet, er kunden forpligtet til at give CCCC de ønskede oplysninger om sponsorer, udstillere eller tilsvarende, senest 1 måned før begivenhedens start.

Efter afslutning af arrangementet, vil en endelig faktura blive sendt i overensstemmelse med den aftalte betalingsprocedure i bekræftelsen. Fradrag for forudbetalinger og ydelser, der allerede er faktureret, vil fremgå af fakturaen.
CCCC forbeholder sig ret til at sende alle ordrebekræftelser, fakturaer og kreditnotaer elektronisk pr. e-mail. Hvis kunden ønsker at modtage et kopi af dokumentet på papir, har CCCC ret til at opkræve et gebyr pr. trykt enhed.
Hvis kunden ønsker, kan fakturaen opdeles til flere modtagere. Kunden skal meddele CCCC om dette senest to dage før arrangementet. Et gebyr i henhold til gældende prisliste vil blive opkrævet pr. ekstra faktura der udsendes ud over den primære faktura – dette gælder også for ændringer i fakturaen. Efter modtagelse er kunden under alle omstændigheder ansvarlig for betalingen i henhold til betalingsplanen.
CCCC forbeholder sig retten til at kræve en garanti for alle krav mod kunden, der stammer fra denne kontrakt.
Såfremt der ikke er betalt et depositum eller stillet kreditkortsgaranti, forbeholder CCCC sig ret til at kræve at kunden stiller en bankgaranti for det kontraherede beløb.
Fakturaer skal betales ved modtagelse. For alle beløb, der ikke er betalt på forfaldsdagen, vil der automatisk påløbe gebyr og renter i overensstemmelse med dansk lovgivning og regulering fra det tidspunkt, de forfalder, uden varsel og til fordel for CCCC.
I tilfælde af uenighed om en faktura skal dette meddeles skriftligt senest 10 dage efter modtagelsen af fakturaen og anerkendes af CCCC.
Hvis et afbestillingsgebyr er gældende, vil forudbetalingen blive fratrukket ved beregning af afbestillingsgebyr.
Hvis et depositum ikke betales inden for de aftalte betalingsbetingelser, betragtes dette som en afbestilling af reservationen og “Afbestillingsvilkår og betingelser” gælder.

15. PRIS ÆNDRINGER Alle priser, inklusiv den aftalte pris pr. person, arrangementspris og budgetteret pris, er underlagt regulering som følge af ændringer i moms, skatter, afgifter, kollektive overenskomster, nettoprisindeks og andre væsentlige markedsændringer, kan medføre prisændringer.
Afregningen skal baseres på den gældende prisliste. Priserne justeres en gang om året den 1. januar. Medmindre andet er angivet i bekræftelsen, er de satser, der er angivet i bekræftelsen gældende for indeværende år. En pris stigning på 3-5% om året bør forventes.

16. RENTE PÅ SEN BETALING I tilfælde af manglende betaling, i overensstemmelse med sektion 7 i disse Generelle Vilkår og Betingelser, ud over betalingsfristen, vil renter blive opkrævet fra betalingsfristen indtil betaling har fundet sted. Den årlige rentesats er den gældende for Danmarks Nationalbank (Central Bank of Denmark) officielle diskonteringsrente plus 7%.

17. FORCE MAJEURE I tilfælde af krig, mobilisering, katastrofer, ekstreme vejrforhold, strejker, undtagelsestilstande, brande, officielle forskrifter, eksplosioner, terrorhandlinger eller andre tilfælde af force majeure uden for en parts (dvs. kunde eller CCCC) kontrol eller indflydelse, hvad enten det er forudseeligt eller ikke forudseeligt, hvorved det forhindrer eller begrænser en sådan part fra at gennemføre reservationen, som fastsat i aftalen, har denne part ret til at opsige aftalen med øjeblikkelig virkning ved skriftlig meddelelse til den anden part. Dette uden derved at påtage sig noget ansvar for erstatning til den anden part, den anden parts underentreprenører, udstillere eller gæster i reservationen dog underlagt (i) og (ii) nedenfor, og forudsat at inden aftalens afslutning skal CCCC have ret til efter eget skøn, at tilbyde kunden rimelige alternative lokaler til samme pris og inden for Storkøbenhavnsområdet i samme eller højere standard, i det omfang det er muligt.
Kundens opsigelse i henhold til denne bestemmelse kræver, at kunden kan bevise, at force majeure-begivenheden har medført at mindst 75% af gruppens gæster har aflyst.
(i) Hvis CCCC opsiger aftalen på grund af et tilfælde af force majeure, som beskrevet ovenfor, er CCCC forpligtet til at tilbagebetale gebyrer og indskud modtaget fra kunden og frigive eventuelle bankgarantier, der sikrer kundens forpligtelser i henhold til aftalen. Men hvis der opstår force majeure i løbet af den reserverede periode, har CCCC ret til at fakturere kunden, og Kunden er forpligtet til at betale alle gebyrer (hvis ikke allerede betalt) modtaget indtil opsigelsesdagen. CCCC har ret til at afskrive tilbagebetaling i søgsmål mod Kunden.
(ii) Hvis Kunden opsiger aftalen på grund af force majeure som beskrevet ovenfor, er CCCC ikke forpligtet til at returnere nogen betaling modtaget fra Kunden. Endvidere er Kunden forpligtet til at dække direkte eller indirekte tab, som CCCC måtte lide på grund af en sådan opsigelse.

18. TREDJEPARTER OG UNDERLEVERANDØRER

18.1. VIDERESALG TIL TREDJEPART CCCC skal godkende og give samtykke, hvis en del af eller hele reservationen videresælges til en tredjepart, eller hvis reservationen sælges igen. CCCC forbeholder sig ret til at opsige reservationen, hvis denne godkendelse ikke var givet. En sådan opsigelse vil ikke medføre nogen forpligtelser for CCCC.

18.2. UNDERLEVERANDØRER Kunden er ansvarlig for betaling af bestillinger lavet af en underleverandør på vegne af kunden. Hvis kunden udpeger en autoriseret tredjepart, skal dette meddeles skriftligt til CCCC senest 2 uger før arrangementet.

19. ANSVAR CCCC kan ikke holdes ansvarlig for ejendele efterladt i lokaler og værelser. CCCC er udelukkende ansvarlig for genstande, der er låst inde i pengeskabet ved AC Hotel Bella Sky hotel reception. CCCC skal underrettes om meget værdifulde ejendele, der er medbringes til CCCC. CCCC er kun ansvarlig for det fulde tab, i det omfang at CCCC skriftligt har påtaget sig et sådant ansvar for værdifuld ejendom.

20. HORESTA HORESTA er hovedorganisation for Dansk hotel-, restaurant- og turisterhverv og DRF er Danmarks Rejsebureau Forening/ Association of Danish Travel Agents and Tour Operators. Ud over ovenstående betingelser eller andre skriftlige aftaler gælder den generelle aftale mellem HORESTA og DRF.

21. UOVERENSSTEMMELSER Enhver uoverensstemmelse vedrørende fortolkningen eller anvendelsen af denne aftale afgøres ifølge med Dansk Lov. Uoverensstemmelser om forståelsen af denne aftale, disse Generelle Vilkår og Betingelser eller Arrangementet skal, hvis de ikke løses af parterne, afgøres og afklares i overensstemmelse med den Dansk Lov og løses ved hjælp af Københavns Byret, som retten i første instans. Enhver uoverensstemmelse, uenighed eller krav, som følge af eller vedrørende denne aftale, eller overtrædelse af, opsigelse eller ugyldigheden heraf, afgøres af Sø- og Handelsretten i København.

1 REDUKTION

1.1. Reduktion i deltagerantal

Hvis det oprindelige aftalte antal personer bliver reduceret til et mindre antal, end hvad der tidligere er aftalt til det pågældende lokale, forbeholder Crowne Plaza Copenhagen Towers sig retten til at flytte arrangementet til et andet lokale (af samme standard), der passer bedre til det korrigerede faktiske antal personer.

• 2 BETALINGSBETINGELSER

2.1. Medmindre andet er aftalt, afregner gæsterne selv eget forbrug, såsom telefon, minibar etc., ved afrejse. KUNDEN informerer sine deltagere herom.

• 3 AFBESTILLING M.V.

3.1. Afbestilling og ændring af Arrangementet (inkl. eventuelle bestilte værelser), skal være Crowne Plaza Copenhagen Towers i hænde skriftligt på dagen for sidste rettidige afbestilling, i henhold til nedenstående regler herom.

Til og med 90 dage før afholdelse af Arrangement kan reservationen frit afbestilles. Herefter kan maksimalt 50% af det oprindeligt (og maksimale) bestilte arrangement inkl. værelser afbestilles efter følgende regler:

Senest 75 dage før afholdelse af Arrangementet kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 50% af det oprindeligt (maksimale) bestilte Arrangement inkl. værelser.

Senest 45 dage før afholdelse af Arrangementet kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 35% af det oprindeligt (maksimale) bestilte Arrangement inkl. værelser.

Senest 15 dage før afholdelse af Arrangementet kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 10% af det oprindeligt (maksimale) bestilte Arrangement inkl. værelser.

Senest 10 dage før afholdelse af Arrangementet kan Kunden vederlagsfrit afbestille op til 5% af det oprindeligt (maksimale) bestilte Arrangement inkl. værelser.

De nedenfor angivne procentsatser er beregnet på baggrund af Arrangementets samlede pris. Såfremt prisen for et Arrangementet er DKK 1.000.000,00, vil der således alene kunne afbestilles ydelser for maksimalt DKK 500.000,00 i alt, hvis Kunden afbestiller senere end 90 dage før afholdelse af Arrangementet.

Bemærk! Der vil dog aldrig samlet, efter ovennævnte 90 dage, kunne afbestilles mere end 50% af det oprindeligt (maksimale) bestilte Arrangement inkl. værelser.

3.2. Ydelser, der bindende er bestilt eksternt hos tredjemand, kan ikke afbestilles.

3.3. Kunden er forpligtet til at betale den aftalte pris for den del af Arrangementet som ikke ret-tidigt er afbestilt. Crowne Plaza Copenhagen Towers er ikke forpligtet til at gøre sig bestræbelser af nogen art for at forsøge at begrænse Kundens betalingsforpligtelse, ved at søge ydelserne afsat til anden side.

Ved for sen afbestilling af Arrangementer, som indeholder tillægsydelser er Kunden erstatningspligtig for tillægsydelserne i overensstemmelse med dansk rets almindelige erstatningsregler.

3.4. Annullering af arrangement

Crowne Plaza Copenhagen Towers forbeholder sig retten til at annullere et arrangement, såfremt dele af eller hele arrangementet videresælges af Kunden til tredjemand, uden forudgående indhentelse af accept hertil hos Crowne Plaza Copenhagen Towers. Crowne Plaza Copenhagen Towers er ligeledes berettiget til at annullere et arrangement, såfremt dette af Kunden bliver videresolgt til en højere pris end, hvad der fremgår af Crowne Plaza Copenhagen Towers’ ordrebekræftelse, medmindre det indgår i en pakke og der ikke er tale om omgåelse.

En annullering i henhold til ovenstående medfører ikke nogen form for erstatningspligt for Crowne Plaza Copenhagen Towers, idet der ikke er tale om en misligholdelse fra Crowne Plaza Copenhagen Towers side, da bestemmelsen om adgang til annullering er vedtaget mellem parterne, jf. ovenfor.

3.5. Ændring af reservation

Det er ikke muligt at flytte dato eller tid for reservationen, medmindre der indgås en ny specifik aftale herom mellem parterne.

• 4 ANSVAR

4.1. Crowne Plaza Copenhagen Towers har intet ansvar for ejendele tilhørende Kunden eller Kundens gæster eller deltagere, hvilke ejendele opbevares på hotellets værelser, i hotellets mødelokaler, Ballroom, restauranter eller på hotellets område i øvrigt. Crowne Plaza Copenhagen Towers har alene ansvaret for sædvanlige ejendele af sædvanlig værdi, hvilke ejendele er låst inde i hotellets bokse. Har en ejendel en særlig værdi, skal Crowne Plaza Copenhagen Towers informeres behørigt herom, hvorefter hotellet tager stilling til, om den pågældende ejendel kan opbevares på hotellet, – herunder om hotellet ønsker at bære ansvaret herfor. Crowne Plaza Copenhagen Towers forpligter sig kun til at dække det fulde tab i det omfang, at hotellet skriftligt og udtrykkeligt har påtaget sig ansvaret for sådanne værdifulde ejendele. Dette forudsætter ligeledes (altså udover ovenfor nævnte skriftlige aftale herom), at sådanne særlige værdifulde ejendele er opbevaret i hotellets bokse.

4.2. Kunden er ansvarlig for at informere sine gæster/deltagere/leverandører om indholdet af § 4.1. ovenfor.

4.3. Kunden er forpligtet til at forsikre sig mod skader på Crowne Plaza Copenhagen Towers’ ejendom, transport eller materiale til og fra hotellet.

• 5 FORTROLIGHED

Medmindre der foreligger en specifik skriftlig aftale herom mellem Crowne Plaza Copenhagen Towers og Kunden, må nærværende kontrakt inkl. vedlagte bilag ikke offentliggøres til tredje part. Dette gælder også efter Arrangementet er afholdt, aflyst (helt eller delvist) eller annulleret etc.

Såfremt Kunden offentliggør kontrakten i strid med ovenstående, vil dette medføre erstatningspligt i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler.

• 6 MISLIGHOLDELSE

Såfremt enten Crowne Plaza Copenhagen Towers eller Kunden misligholder nærværende aftale, på øvrige måder udover de allerede i Aftalen specifikt omtalte eksempler, vil den misligholdelse part kunne pålægges erstatning herfor i henhold til dansk rets almindelige erstatningsregler.

• 7 FORCE MAJEURE

Såfremt Crowne Plaza Copenhagens Towers forpligtelser skulle påvirkes af lovindgreb, strejke, lockout, blokade, krig, begrænsninger i leverancer eller andre omstændigheder, som hotellet ikke er herre over, samt hvis Kunden ikke overholder sine forpligtelser i henhold til denne aftale, er Crowne Plaza Copenhagen Towers berettiget til at hæve aftalen uden af den grund at være forpligtet til at svare Kunden nogen form for erstatning.

• 8 ØVRIGT OM AFTALEGRUNDLAGET

HORESTA’s standardregelsæt er ikke gældende på aftaleforholdet – ej heller som udfyldning til eller fortolkning af aftalen.

• 9 TVISTER – LOVVALG OG VÆRNETING

Tvister angående fortolkning, brug af Aftalen eller andre tvistigheder der måtte udspringe mellem parterne på baggrund af Aftalen, skal indbringes for og afgøres ved en dansk domstol med Københavns Byret som første instans. Retssproget er dansk, og der skal anvendes gældende dansk ret på sådanne eventuelle tvister.

• 10 KONTRAKTSEKSEMPLARER OG ACCEPT


Aftalen er udstedt i to enslydende eksemplarer, hvoraf hver af parterne har modtaget et eksemplar i underskrevet stand.

Konference reservation

Du som er arrangøren af eventen, vedstår som eneansvarlig for at lave reservationer af gæsteværelse og selskabslokale og/eller tage enhver form for beslutning vedrørende denne event. Hotellet vil ikke kontakte nogen anden kvalificeret person til at varetage nogen former for ændringer eller fortage nogen former for anvisninger, uden at du har bekræftet dette i forvejen.

Du skal oplyse hotellet om antallet af deltagere i hvert selskabslokale mindst 30 dage før eventen. .skal oplyse hotellet skriftligt om det endelige antal af deltagere mindst 5 arbejdsdage inden eventen finder sted. Hvis det første antal af deltagere falder mellem bookingen og eventen, er hotellet berettiget til at tildele et andet selskabslokale svarende til gruppens størrelse.

Anvendelse af selskabslokale

Selskabslokalet som kunden skal anvende, må kun bruges til konference eller selskabsaktiviteter i den tid som er nævnt i denne kontrakt. Enhver form for ændring i den aftalte anvendelse, berettiger automatisk hotellet til at gennemgå dennes priser. Hvis selskabslokalet (selskabslokalerne) skal anvendes til andet end privat formål (med eller uden tilmeldingsgebyr), skal kunden sørge for tilstrækkelige og effektive kontrollører for at garantere at intet opstår i løbet af eventen, samt for at undgå skader på hotellets møbler, inventar eller udstyr. Bemærk venligst at, ved ændring af opsætningen under eventen, vil alle personlige ejendele og dokumenter blive fjernet af sikkerhedsmæssige årsager.

Afbestillingsregel

Denne klausul er i fald hele gruppen og eventen annulleres. Hotellet skal modtage eventuelle annulleringer af hele eventen eller værelsesblokken på skrift.

Booking som omfatter mellem 10 og 50 gæsteværelser pr. nat og/eller af op til 60 deltagere/mødepakker til en event:

• Op til 90 dage før den første ankomstdato, kan . afbestille hele bestillingen uden bøde og enhver form for depositum vil blive tilbagebetalt.

Afbestilling af hele bestillingen efter 90 dage før den første ankomstdato, vil resultere i økonomisk kompensation til hotellet. Kompensationen er beregnet som følgende:

Total afbestilling op til:

• Mellem 89 og 30 dage før den første ankomstdato, 80 % af den samlede planlagte indtægt for hele reservationsperioden;
• Under 29 dage før den første ankomstdato, 100 % af den samlede planlagte indtægt for hele reservationsperioden.

Booking af over 50 gæsteværelser pr. nat og/eller af over 50 deltagere/mødepakker til en event:

• Op til 180 dage før den første ankomstdato, kan . afbestille eller ændre hele bestillingen uden bøde, og enhver form for forudbetaling vil blive tilbagebetalt.

Afbestilling af hele bestillingen efter 180 dage før den første ankomstdato, vil resultere i økonomisk kompensation til hotellet. Kompensationen er beregnet som følgende:

Total afbestilling op til:

• Afbestilling mellem 179 og 60 dage før den første ankomstdato, 80 % af den samlede planlagte indtægt for hele reservationsperioden;
• Under 59 dage før den første ankomstdato, 100 % af den samlede planlagte indtægt for hele reservationsperioden.

Annullering af gruppelokaler øg mødelokale setup

Enhver form for afbestilling af gruppe lokaler skal ske skriftligt til hotellet.

• Det er omkostningsfrit at foretage afbestillinger af gruppelokaler 90 dage før ankomstdatoen.
• Mellem 89 og 30 dage før den første ankomstdato, 80 % af den samlede planlagte indtægt af gruppe lokalelejen for hele reservationsperioden.
• Under 29 dage før den første ankomstdato, 100 % af den samlede planlagte indtægt af gruppe lokalelejen for hele reservationsperioden.

Reduktion

Hotellet vil acceptere en reduktion af det originale antal af gæsteværelser og deltagere, uden nogen form for afbestillingserstatning, men inden for de tidsgrænser som er nævnt i det følgende, for så vidt som informerer hotellet skriftligt inden for de følgende perioder:

Reduktion af antallet af gæsteværelser:

• Hotellet accepterer, uden afbestillingserstatning ved underskrift og op til 60 dage før den første ankomstdato, en reduktion på op til 20 % per dag af det samlede antal af gæsteværelser;
• Hotellet accepterer, uden afbestillingserstatning og op til 30 dage før den første ankomstdato, en reduktion på op til 10 % per dag af det nuværende antal af gæsteværelser;
• Hotellet accepterer, uden afbestillingserstatning og op til 15 dage før den første ankomstdato, en reduktion på op til 5 % per dag af det nuværende antal af gæsteværelser;
• Hotellet accepterer, uden afbestillingserstatning og op til 5 dage før den første ankomstdato, en reduktion på 1 standard værelse pr. dag.

Nedskæring i antallet af konference- og selskabsdeltagere og/eller mødepakker:

• Hotellet accepterer, uden afbestillingserstatning og op til 60 dage før eventen, en reduktion på op til 20 % per dag af det samlede antal af deltagere og/eller mødepakker;
• Hotellet accepterer, uden afbestillingserstatning og op til 30 dage før eventen, en reduktion på op til 10 % per dag af det nuværende antal af deltagere og/eller mødepakker;
• Hotellet accepterer, uden afbestillingserstatning og op til 15 dage før eventen, en reduktion på op til 5 % per dag af det nuværende antal af deltagere og/eller mødepakker.

Udtrykket ”dage” henviser kun til dagen, hvor første ankomst finder sted.

Medbragt mad og drikkevarer

Kunden må principielt ikke medbringe mad og drikkevarer til eventen. Ved særlige tilfælde, kan man lave en skriftlig aftale som tillader dette. I sådanne tilfælde vil hotellet beregne et rimeligt servicegebyr eller et rimeligt proppengebeløb.

Pakkeindlevering

Alle pakker skal leveres ved hotellets læsserampe mandag til fredag kl. 8:00 – 16:00. Store pakker og paller skal bringes til konference etagen på hotellets anden sal for opbevaring.

Anfør på pakken: navn og dato for jeres event samt skal der står at de er til vores banketafdeling.

Alle pakker der skal afhentes efter afholdt event, skal arrangeres af jer med jeres fragtfirma og skal afhentes inden syv dage fra afholdt event. Afhentes pakkerne ej, vil et opbevaringsgebyr på 250DKR pr. pakke pr. dag tilfalde.

Teknisk udstyr

Hvis hotellet anskaffer teknisk eller andet udstyr fra en tredje part på vegne af arrangøren af eventen, for at eventen kan blive udført, vil hotellet handle i arrangøren af eventens navn og for dennes konto. Arrangøren af eventen er pligtig til forsvarlig håndtering og ordentlig tilbagelevering af dette udstyr, samt holde hotellet skadesløst for alle krav fra en tredje part, som kan opstå ved overdragelse af rettighederne til at anvende sådant udstyr.

Kunden skal anvende hotellets udstyr eller udstyr ejet af en sælger, som er foretrukket af hotellet. Hvis dette ikke er tilfældet, forbeholder hotellet sig ret til at tillægge et gebyr, som vil blive fastsat afhængig af de audio-visuelle produkter som er kunden medbringer.

Force Majeure

Opfyldelsen af denne aftale er af begge parter underlagt hændelser, som er uden for hotellets kontrol såsom krig, reguleringer fra regeringens side, katastrofer, strejker, uroligheder, nedskæring af transportfaciliteter eller andre nødsituationer hvilket gør det ulovligt eller umuligt at fremskaffe de faciliteter eller at afholde mødet/forsamlingen. Der fastslås således, at denne aftale kan bringes til ophør i forbindelse med disse eller andre årsager som disse, ved skriftlig meddelelse fra den ene part til den anden uden at hotellet bliver ansvarliggjort.

Ophævelse fra hotellet

Hotellet er berettiget til at ophæve kontraktforholdet til enhver tid, hvis eventen truer hotellets omdømme eller sikkerhed.

Ansvarlighed

Hotellet er ved ingen begivenhed ansvarlig for skade, ødelæggelse eller fjernelse af ting eller værdigenstande som kunden har medbragt til hotellet.

Skilte og reklamer

Den undertegnede kunde skal have tilladelse fra hotellet inden der anbringes nogen former for plakater, skilte, flag eller andet reklamemateriale.

Gældende lov, værneting

Ved anliggende som ikke er reguleret i denne aftale, er de respektive danske og EU love gældende. Enhver meningsforskel, strid eller krav som opstår pga. eller i forbindelse med denne aftale, eller misligholdelse, ophævelse eller ugyldighed heraf, vil blive afgjort i Sø- og Handelsretten i København. Der vil blive talt engelsk under hele voldgiftssagen.

Særlige bestemmelser

Hotellet er ikke bundet af nogen former for ændringer, tillæg eller betingelser som bliver tilføjet, indtil sådanne tillæg, regler eller betingelser er blevet godkendt skriftligt af hotellet.

Bemærk venligst, at kontrakten kun er gyldig i forhold til de ovennævnte omstændigheder. Hvis der opstår ændringer af behov fra Deres side, forbeholder hotellet sig ret til at overveje dette tilbud.

I tilfælde af at de gældende skatter bliver ændret af den danske regering, forbeholder hotellet sig ret til at ændre priserne.

Vi sætter høj pris på at modtage Deres gæster på vores hotel og er til rådighed for Dem i forbindelse med yderligere informationer, De kunne have behov for.